Hướng dẫn chuẩn bị một số giấy tờ đề đi du học và ứng cử học bổng

1. Chuẩn bị CV

Trong bộ hồ sơ khi bạn ứng cử học bổng hoặc xin học ở một trường, viện nào đó ở nước ngoài, thông thường một tài liệu không thể thiếu là CƯRRICƯLƯM VITAE (CV) mà trong tiếng Việt chúng ta gọi là Sơ yếu lý lịch. Qua cv, hội đồng xét tuyển học bổng, hội đồng tuyển sinh của các tổ chức, trường hay viện cấp học bổng có thể biết được những thông tin cơ bản về ứng viên xin học bổng và bước đầu đánh giá được khả năng học tập, ngoại ngữ, thành tích nghiên cứu khoa học của ứng viên này.


Hướng dẫn chuẩn bị một số giấy tờ đề đi du học và ứng cử học bổng


Do vậy, việc thiết kế một bản cv khoa học, hấp dẫn và trung thực sẽ làm cho bộ hồ sơ ứng cử học bổng của bạn nặng ký hơn, tạo thiện cảm với hội đồng xét duyệt và góp phần vào thành công trong việc ứng cử học bống của bạn.

Tuy theo từng chương trình học bổng mà hội đồng xét tuyển yêu cầu bạn gửi cv tự thiết kế, hay điền thông tin vào mẫu cv có sẵn do họ thiết kế. Tuy nhiên, bạn nên tự thiết kế cv thật hoàn thiện cho mình trước khi tìm và ứng cử học bổng, vì khi đó, bạn sẽ chủ động hơn, tiết kiệm thời gian hơn. Trong trường hợp chương trình học bống của bạn yêu cầu dùng mẫu cv của họ, bạn vẫn dẻ dàng copy và paste những thông tin trong cv do mình thiết kế sang mẫu cv của họ.

Bạn nên thiết kế cho mình hai bản cv, một bản chi tiết và một bản rút gọn. Bản chi tiết có thể từ 2-3 trang hoặc dài hơn, dùng để gửi kèm trong hồ sơ xin học bổng còn bản cv rút gọn nên trong 1 trang A4 gồm những thông tin quan trọng nhất của bạn, sử dụng trong một sổ trường hợp như khi bạn viết thư cho một giáo sư nào đó chưa biết gì về bạn. Vì sao? Đó là vì các giáo sư nước ngoài thường không có nhiều thời gian đề ngồi "lần mò" thông tin về một người hoàn toàn xa lạ với họ, qua bản cv rút gọn của bạn, họ có thể nhanh chóng nắm được thông tin về bạn, và nếu họ thấy bạn có năng lực, phù hợp với hướng nghiên cứu của họ... thì họ sẽ trả lời e-mail của bạn.

Vậy cách trình bày một bản cv như thế nào? Nhìn chung việc căn chỉnh và thiết kế cv của mồi người là khác nhau, bạn không nên "bắt chước" hoàn toàn cv của ai đó. cv của bạn nên do bạn tự thiết kế, nó thề hiện cá tính và sự logic vốn có của bạn. Điều đó sẽ được hội đòng xét tuyển nhìn ra sự đặc biệt của bạn so với các ứng cử viên khác.

Có bạn để logo của trường mình đang học hoặc cơ quan đang công tác vào trong cv chi tiết của mình. Có bạn lại thay đổi màu chữ, thay đổi cách căn chỉnh... để làm cv nổi bật hơn. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng phải trình bày làm sao đề gây thiện cảm với người xem, càn dễ nhìn, khoa học và làm nổi bật thế mạnh của bản thân. Tránh rườm rà, lòe loẹt.

Vậy một bản cv cần những thông tin gì? về cơ bản một bản cv chi tiết bao gồm có các mục sau:

Thông tin cá nhân (Personal Information): gồm có tên tuổi, quê quán, tình trạng hỏn nhân, thông tin liên lạc... Nên kèm theo một bức hình chân dung của bạn trên đó.
Nền tảng giáo dục (Education Background): Học ở đâu, khi nào, kết quả ra sao...
Kinh nghiệm nghiên cứu (Research Experiences): Tham gia nghiên cứu gì, khi nào, ở đâu...
Kinh nghiệm làm việc (Work Experiences): Làm gì, ở đâu, khi nào...
Công trình nghiên cứu (Publication): Bài báo khoa học, sách đã xuất bản, báo cáo khoa học...
Hoạt động ngoại khóa (Social Activities): Tình nguyện, tiếp sức mùa thi, đoàn đội...
Thành tích (Awards): Phần thưởng, học bổng, thủ khoa, huy chương...
Ngoại ngừ (Languages): Biết những ngoại ngữ gì, ở trình độ nào...
Kỹ năng máy tính (Computer Skills): Biết các chương trình/phần mềm ứng dụng gì, trình độ ra sao...
Người chứng nhận (References): Tên tuổi, học hàm, học vị và vị trí công tác, chuyên môn, thông tin liên lạc của những người trong giới khoa học (thầy giáo, thủ trưởng đơn vị...) có thể xác minh các thông tin trên của bạn.
Khi làm cv, nhất là đối với những bạn vừa ra trường chưa có kinh nghiệm nghiên cứu khoa học, kinh nghiệm làm việc... thì chỉ lựa chọn những mục phù hợp với mình và viết một cách trung thực. Ở cuối cv, bạn có thể để địa điểm, ngày tháng, ký và viết đầy đủ họ tên của mình rồi in ra.

2. Chuẩn bị một bản tuyên bố cá nhân

Trong bộ hồ sơ xin học bổng hoặc du học Hàn Quốc, bên cạnh cv và các giấy tờ về bằng cấp, ngoại ngữ... tùy loại học bổng, ứng viên có thể phải nộp thêm một lá thư nói lên động lực/lý do (Motivation Letter) và một bản tuyên bố mục đích (Statement of Purpose, một số học bổng có thể ghi là Personal Statement) hoặc chỉ nộp một trong hai giấy tờ này.

Vậy hai giấy tờ này khác nhau như thế nào? Theo quan điểm và kinh nghiệm của cá nhân tôi thì:

Motivation Letter: là một tuyên bố (bức thư) nói lên lý do, động lực thúc đẩy bạn muốn ứng cử học bổng, tham gia khóa học hoặc chương trình nghiên cứu cụ thể nào đó.

Statement of Purpose (SOP): là một tuyên bố nói lên mục tiêu, mục đích và kết quả dự kiến (kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, ngoại ngữ, sự thăng tiến trong sự nghiệp...) của bạn. Tức là, nếu như bạn được một học bổng cụ thể nào đó và hoàn thành chương trình học hoặc dự án nghiên cứu mà học bổng đó tài trợ thì bạn sẽ gặt hái được điều gì và nó giúp gì cho tương lai của bạn...

Tuy nhiên, cách phân biệt này chỉ dùng khi học bổng yêu cầu nộp cả hai giấy tờ trên, nếu học bổng yêu cầu nộp một trong hai loại thì khi viết, chúng ta có thể lồng ghép nội dung của hai bức thư này làm một, nhưng nhấn mạnh nội dung chính của bức thư họ yêu cầu. Ví dụ, học bống chỉ yêu cầu nộp Mottivation Letter thì bạn chủ yếu tập trung vào lý do/động cơ ứng cử học bổng, tuy nhiên phần cuối nói một chút về bạn sẽ đạt được gì nếu được tham gia khóa học do học bổng này tài trợ. Vậy cách viết Motivation Letter/Statement of Purpose như thế nào? Tùy từng học bổng, bậc học mà họ có thế yêu cầu người ứng cử nộp một Motivation Letter thông thường hoặc một Motivation Letter cụ thể một hướng nghiên cứu nào đó.

Với Motivation Letter thông thường, bạn cần nói đến động lực, lý do mình ứng cử học bổng này, tham gia khóa học này và cho thấy mình xứng đáng với học bổng. Thông thường gồm có các động lực sau:

• Xuất phát từ động cơ cụ thể của bản thân: muốn học hỏi, mở mang kiến thức, muốn phát triển sự nghiệp, muốn giúp đỡ người thân, xuất phát từ niềm đam mê, xuất phát từ hoàn cảnh, câu chuyện thực tế mình đã gặp

Xuất phát từ động cơ khách quan: muốn góp phần phát triển nền văn hóa, giáo dục, kinh tế trong nước; kết thúc khóa học, muốn giúp đỡ người có hoàn cảnh thiệt thòi hơn mình...

Xuất phát từ nền tảng kiến thức và kinh nghiệm của bản thân, thấy mình phù hợp với khóa học...

Với Motivation Letter về một hướng nghiên cứu cụ thể nào đó (Letter of Research Motivation), bạn cần nói đến lý do, động lực tại sao bạn lại chọn hướng nghiên cứu này, ứng cử học bổng về nghiên cứu lĩnh vực này... Theo hướng này có thể có các lý do:

Xuất phát từ niềm dam mê, từ sự yêu thích khám phá, tìm tòi sáng tạo...

Xuất phát từ hoàn cảnh gia đình hoặc câu chuyện thực tế mình gặp... ví dụ một người mình biết bị ung thư gan, nên muốn nghiên cứu về vấn đề này.

Do vấn đề này là vấn đề thời sự, cấp bách... chưa được nghiên cứu, giải quyết thỏa đáng.

Do điều kiện nghiên cứu trong nước còn hạn chế... muốn tham gia khóa học để nâng cao trình độ bản thân, tiếp cận với tri thức tiến bộ của nhân loại.

Về cách trình bày, Motivation Letter thông thường sẽ có tiêu đề chính là "Motivation Letter hoặc "Letter of Motivation”, và kết thúc bằng chừ ký và tên bạn được viết đầy đủ. Nội dung cần được diễn đạt mạch lạc, rõ ràng, trong sáng. Dung lượng của bức thư này chỉ nên khoảng 1 đến 1,5 trang A4, tuy nhiên nhiều học bống có khống chế sổ lượng từ trong Motivation Letter, bạn cần lưu ý viết trong giới hạn cho phép.

Một Motivation Letter hấp dẫn, trúng ý và làm nổi bật được nội dung bạn muổn trình bày sẽ là điểm cộng trong hồ sơ xin học bổng, góp phần giúp bạn giành được học bổng mong muốn.

3. Viết thư giới thiệu

Thư giới thiệu/thư tiến cử (Letter of Recommendation - LOR) là một trong những giấy tờ thường thấy trong một bộ hồ sơ ứng cử học bổng hoặc xin học một trường nào đó ở nước ngoài. Tùy theo chương trình học bổng, mà bạn phải nộp từ 1-3 thư giới thiệu.

Thư giới thiệu, theo đúng nghĩa, là một bức thư được những người biết rõ về quá trình học tập, phấn đấu của bạn viết, nên nó thường được viết bởi các giáo sư, thầy hướng dẫn, thầy dạy, ban giám hiệu, ban chủ nhiệm khoa... nơi bạn học tập. Nếu bạn đã đi làm, thì thư giới thiệu có thế được viết từ người trực tiếp quản lý bạn ở cơ quan, như trưởng phòng, giám đốc.

Thư giới thiệu sẽ giúp hội đồng xét tuyển học bổng có cái nhìn "khách quan” về bạn, ngoài những gì bạn "tự vẽ” về bản thân mình trong cv, SOP... Qua đó, họ có thêm tiêu chí để quyết định bạn có xứng đáng được nhận học bổng hay không. Vì thế, thư giới thiệu rất quan trọng, Nếu bạn có được những thư giới thiệu tích cực, thể hiện được năng lực, sự nhiệt tình, thân thiện, sự chịu khó, khiêm tốn và nhiều đức tính tốt... thì hồ sơ ứng cử của bạn sẽ nặng ký hơn rất nhiều.

Do đó, nếu bạn có ý định ứng cử học bổng, thì ngay trong quá trình học tập/nghiên cứu đến lúc đi làm, bạn cần có ý thức tự giác, phấn đấu, chăm chỉ, ham học hỏi cũng như tích cực tham gia các hoạt động, hòa đồng và giúp đỡ mọi người, khiêm tốn, tạo được mối quan hệ tốt và cái nhìn thiện cảm từ thầy cô giáo, đồng nghiệp và người quản lý. Đế sau này, khi ta ứng cử học bống cần nhờ họ viết thư tiến cử sẽ nhận những thư giới thiệu tốt nhất.

Trên thực tế, các giáo sư, nhà quản lý thường rất bận, nên họ không có thời gian để viết thư giới thiệu cho bạn, cũng như không có thời gian để viết thật kỹ lưỡng về bạn. Đế chủ động, bạn có thể "đặt mình vào vị trí” của họ, rồi viết các bức thư giới thiệu về mình, sau đó "thật khéo” nhờ họ đọc, sửa lại theo ý họ và sau đó ký cho mình. Nếu các thầy/nhà quản lý có con dấu riêng, thì nhờ họ đóng dấu vào đó nữa. Mặc dù các bức thư giới thiệu được bạn soạn thảo trước, nhưng cần căn chỉnh và dùng giọng văn khác nhau, để cho thấy các bức thư được tiến cử từ các giáo sư/người giới thiệu khác nhau.

Các bức thư cần nêu lên được những điểm mạnh, đặc điểm riêng có trong năng lực, ý chí, sự quyết tâm cùng niềm dam mê, khát khao, khả năng hòa nhập... của bạn. Có thể mỗi bức thư nói đến các mặt khác nhau về bạn, nhưng khi tổng hợp tất cả các thư giới thiệu, người đọc sẽ thấy được một "bức tranh” tổng thể về bạn là một ứng cử viên sáng giá. Các thư giới thiệu cần được viết một cách chân thật, trung thực, tránh chỉ khen, chỉ nêu ưu điểm vì “con người không ai toàn diện”.

Về căn chỉnh, thường các bức thư có tên cơ quan, trường/viện nghiên cứu nơi người giới thiệu làm việc ở phía trên, để thấy sự chính thống, cũng như càn có họ tên, học hàm, học vị, nơi công tác, địa chỉ liên hệ, e- mail và số điện thoại của giáo sư đó. Dung lượng bức thư chỉ nên gói gọn trong 1 trang A4. Thư giới thiệu được viết từ những người có tiếng trong lĩnh vực bạn muốn học, như các giáo sư có tên tuổi quốc tế, với nhiều bài báo khoa học trên các tạp chí chuyên ngành hàng đầu thế giới sẽ có tác động mạnh đến hồ sơ của bạn, và tạo được niềm tin, sự ấn tượng với hội đồng xét tuyển học bổng.

Rất nhiều học bổng hiện nay yêu cầu người tiến cử tự mình viết thư giới thiệu theo mẫu của họ hoặc viết thư giới thiệu vào hệ thống online của họ. Trong trường hợp này, bạn vẫn có thể soạn trước thư giới thiệu, rồi gửi cho người giới thiệu xem trước, nếu họ đồng ý, họ sẽ chỉ cần copy và paste vào mẫu hoặc hệ thống online theo yêu cầu của học bổng.

 

 

Nhận thông tin du học